개인정보보호의 이해&실무적용_인사·노무 업무 단계별 개인정보 처리 방법_채용 전형 단계 및 입사지원자 권익 보호 요약정리

<주요 점검 사항>

 

○ 채용계획 수립 : 적절한 인재 선발에 필요한 개인정보 결정 및 보호계획 수립

○ 채용 전형 : 개인정보의 안전한 수집·이용 및 보호조치 이행

○ 입사 지원자 권익보호 : 채용관련 서류 파기 및 열람 요구권 등 권리보장

 

 

 

<채용전형 단계>

1) 채용 전형 전 입사 지원자 등에게 개인정보 처리범위 등을 안내

① 전형 과정에 필요한 최소한의 개인정보만 제출하도록 채용공고문 등을 통해 입사 지원자에게 안내

② 채용 전형에 참여하는 요원이나 면접관 등에게 필요한 최소한의 개인정보만 수집하도록 사전에 교육

 

2) 필요한 최소한의 개인정보를 적법하게 처리

① 채용계획에 따라 전형 단계별로 개인정보 수집

② 민감정보는 꼭 필요한 경우*, 입사 지원자의 동의 또는 법령 근거에 따라 수집

* 직무수행 가능여부 확인에 필요한 최소한의 건강정보 수집 등

③ 입사 지원자가 제출한 각종 학력·성적 등 증명서의 진위 확인 필요 시, 개인정보 처리를 최소화하도록 해당 증명서 발급기관이 제공하는 진위확인 서비스 활용

 

3) 합격 통보

• 합격여부는 당사자에게 직접 통보가 되도록 전화, 전자우편 등을 활용

※ 홈페이지를 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시

 

4) 입사 지원자의 개인정보 보호조치 이행

① 개인정보 유출 등 방지에 필요한 관리적·기술적·물리적 보호조치 이행

② 입사 지원자의 동의, 법률 근거 등 적법한 근거없이 입사 지원자의 개인정보를 제3자에게 제공하는 것은 금지됨

③ 채용대행사 등에 개인정보 처리 위탁 시에도 개인정보의 유출등이 발생하지 않도록 교육하고, 관리·감독 등 철저

※ 위탁업무 내용과 개인정보 처리업무 수탁자를 입사 지원자 등 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 사용자의 인터넷 홈페이지 등에 공개

※ 수탁사는 위탁받은 개인정보 처리 업무 종료 시 해당 개인정보를 파기해야 함

 

 

 

<입사 지원자 권익보호>

1) 채용서류의 반환 및 파기 * 채용절차법 제11조

① 채용 여부 확정 후, 구직자*의 요청이 있는 경우 본인확인을 거쳐 요청일로부터 14일 이내에 채용서류를 반환하여야 하며,

• 반환 요청이 없는 경우에는 반환 청구기간** 이후 파기해야 함

* 확정된 채용대상자는 제외

** 채용 여부가 확정된 날로부터 14일 ~ 180일 사이에 구인자가 정한 기간

 

② 홈페이지·전자우편으로 제출하여 반환이 어려운 서류 또는 구인자가 요구하지 않은 임의제출 서류는 반환 대상이 아니나,

• 채용하지 않기로 결정하는 등으로 불필요하게 된 때에는 지체 없이(통상 5일 이내) 파기해야 함

※ 최종적으로 채용된 자의 서류, 기업이 채용과 관련하여 자체적으로 생산한 자료 등 채용절차법에 따른 반환·파기 대상이 아닌 서류는 3년간 보존하여야 함(남녀고용평등법 제33조 및 같은 법 시행령 제19조)

공공기관의 채용서류 관리

• 「공공기록물법 관리에 관한 법률」에 따른 공공기관의 장은 채용서류 등을 검토하여 공공기록물로 등록·관리할 수 있음

 

 

 

2) 입사 지원자의 권리보장

• 채용시험 점수와 같은 개인정보의 열람 요구 방법 등을 마련·공개하고, 열람 요청 시 특별한 사정*이 없는 한 열람을 허용해야 함

* 다른 사람의 생명·신체를 해할 우려가 있거나 다른 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우 등

- 예시 : 면접 과정·내용 등 공개에 따라 공정한 업무 수행이 현저히 곤란한 사항은 비공개 대상이 될 수 있음

• 인공지능 등 완전히 자동화된 시스템으로 채용 전형을 진행하려는 경우 해당 시스템을 통해 뽑는 인재상을 명확히 하고, 정보주체의 요청이 있는 경우 채용담당자 등이 개입하여 해당 결정이 타당한지 재검토하여 검토 결과를 설명해야 함

 

※ 시험문제 등은 개인정보가 아니므로 보호법에 따른 열람요구 대상이 아님

 

 

 

<고용복지플러스센터 및 법제처 국가법령센터 관련 정보>

고용복지플러스센터 홈페이지 바로가기

 

상기 홈페이지의 중단의 전국 고용복지+센터 목록 검색창에서 시도 및 시군구, 센터명, 관할지역, 전화번호를 통합하여 검색하면, 거주지역 고용복지플러스센터 관련 정보를 바로 검색할 수 있습니다.

 

* 검색어 예시 : ‘서울‘ 또는 ‘송파구’ 또는 ‘고용’ 또는 ‘02’ (전화번호 일부)

법제처 국가법령센터 홈페이지 바로가기

 

상기 홈페이지의 중단의 “법제처는 우리나라의 모든 법령정보를 제공합니다.” 아래 검색창에서 “현행법령” 옆의 화살표를 누르면 법령부터 판례에 이르기까지 원하는 정보를 바로 검색할 수 있습니다.

 

 

 

이상으로 개인정보보호의 이해&실무적용_인사·노무 업무 단계별 개인정보 처리 방법_채용 전형 단계 및 입사지원자 권익 보호 요약정리 내용을 정리하였습니다.

 

질의회시는 판례 등과는 달리 법적인 구속력을 가지고 있는 사항은 아니나, 고용노동부에서 해당 사안에 대한 검토 내용을 담고 있으므로, 실무에서 사안에 대한 해석을 하는 가이드라인으로서는 충분한 활용 가치를 지니고 있다고 판단됩니다.

 

상기 내용은 고용노동부 개인정보보호 가이드라인의 내용을 기반으로 작성된 글입니다.