<주요 점검 사항>
○ 퇴직 근로자 개인정보의 열람권 보장 및 파기
○ 퇴직 근로자 개인정보의 이용 및 제3자 제공
<퇴직 근로자의 개인정보 파기>
○ 퇴직으로 인한 불필요한 개인정보 파기
- 고용관계가 유지되는 기간에 이용하던 개인정보가 퇴직으로 인해 불필요하게 되었을 때에는 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기하여야 함
<경력증명서 발급 등 목적의 이용·제공>
○ 퇴직 근로자의 경력증명 등을 위해 필요한 개인정보는 현직 근로자의 개인정보와 분리하여 보관
※ 물리적 분리 외에도 논리적으로 분리· 보관가능
- 경력증명서 발급을 위한 개인정보 보유기간은 공식적으로 정하여, 개인정보 처리방침에 작성·공개해야 함
※ 최소 3년은 경력증명서를 발급해주어야 함(근로기준법 제39조 및 동법 시행령 제19조)
○ 인사정책 수립 등 목적으로 필요시 익명 또는 가명처리 후 이용
- 입사·퇴사 규모 등 통계가 필요한 경우 등에는 익명처리가 원칙
※ 직급별 전체 직원의 연봉 총합 등 사용자도 누군지 알아볼 수 없는 통계정보 등은 개인정보가 아님
- 익명처리 시 목적달성이 불가능한 경우*, 가명처리 후 이용
* 근무 경력별 성과 또는 연봉 등에 관해 연구할 필요가 있는 경우 등
※ 특수한 경력이나 연봉정보 등을 통해 특정 개인을 알아볼 수 없도록 주의
| 개인정보보호 포털 홈페이지 바로가기 |
◈ 가명처리 방법 등에 관하여 필요한 사항은 개인정보보호 포털 - 자료마당 - 지침자료의 ‘가명처리 가이드라인’ 등 참고
○ 근로기준법·퇴직급여법 등 다른 법령에서 퇴직 근로자의 개인정보 보관기간을 규정한 경우 해당
규정에 따라 보관
- 이 경우, 현직 근로자의 개인정보와 분리하여 보관하여야 함
○ 회사가 퇴직 근로자 단체에 퇴직 근로자 등의 개인정보를 제공하려는 경우에는 정보주체의 동의
필요
※ 친목도모 목적의 퇴직 근로자 단체가 퇴직 근로자의 개인정보를 수집하려는 경우에는 보호법 제58조 제3항에 따라 정보주체의 동의가 필요 없으므로 회사가 아닌 다른 퇴직 근로자 등으로부터는 수집 가능
| 퇴직 근로자의 개인정보 보관 |
| 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다. 근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등) ① 법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다. 1. 근로계약서 2. 임금대장 3. 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 4. 고용·해고·퇴직에 관한 서류 5. 승급·감급에 관한 서류 6. 휴가에 관한 서류 7. 삭제 <2014. 12. 9.> 8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항·제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류 9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류 ② 법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다. 1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날 3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날 4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 5. 삭제 <2018. 6. 29.> 6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날 7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날) 8. 그 밖의 서류는 완결한 날 |
<고용 종료 단계 주요 Q&A>
[질의 1]
○ 퇴직 근로자 및 그 가족의 복리후생 지원을 위해 퇴직 근로자 등의 개인정보를 이용하는 경우 정보주체로부터 동의를 받아야 하나요?
[회시 1]
○ 퇴직 근로자 등 정보주체로부터 추가로 동의를 받지 않고도 복리후생 지원을 중단하기 전까지 보유·이용할 수 있습니다.
• 보호법은 제21조는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때 지체 없이 파기하도록 하고 있습니다.
• 따라서 복리후생 목적으로 수집한 개인정보는 직원이 퇴사하더라도 복리후생 지원을 계속하는 때까지는 보유할 수 있습니다. 이 경우, 복리후생 지원 중단 등으로 해당 개인정보가 불필요하게 된 때에는 지체 없이 파기하여야 합니다.
[질의 2]
○ 퇴직 근로자의 경력 증명을 위해 근로자의 개인정보를 보유하는 경우에도 동의를 받아야 하나요?
[회시 2]
○ 경력증명서 발급 기간이 취업규칙 등에 명시되어 있는 경우, 해당 기간 동안 보유하는데 대해서는 동의를 받지 않아도 됩니다.
• 참고로, 근로기준법 제39조 및 동법 시행령 제19조에 따라 최소한 3년은 경력증명서를 발급하여야 합니다.
• 아울러, 근로자의 퇴직 후 3년이 경과한 후에 경력증명서를 발급하고자 하는 경우로서 취업규칙 등에 명시되어 있지 않다면 정보주체의 동의 또는 보호법 제15조 제3항을 근거로 보유·이용할 수 있습니다.
- 단, 보호법 제15조 제3항을 근거로 추가 보유·이용하는 경우에는 추가 이용 시 고려 기준을 개인정보 처리 방침에 미리 공개하고, 개인정보 보호책임자는 해당 기준에 따라 추가적인 이용을 하는지 여부를 점검해야 합니다.
| 보호법 제15조(개인정보의 수집·이용) ③ 개인정보처리자는 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 정보주체에게 불이익이 발생하는지 여부, 암호화 등 안전성 확보에 필요한 조치를 하였는지 여부 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 정보주체의 동의 없이 개인정보를 이용할 수 있다. |
<고용복지플러스센터 및 법제처 국가법령센터 관련 정보>
| 고용복지플러스센터 홈페이지 바로가기 |
상기 홈페이지의 중단의 전국 고용복지+센터 목록 검색창에서 시도 및 시군구, 센터명, 관할지역, 전화번호를 통합하여 검색하면, 거주지역 고용복지플러스센터 관련 정보를 바로 검색할 수 있습니다.
* 검색어 예시 : ‘서울‘ 또는 ‘송파구’ 또는 ‘고용’ 또는 ‘02’ (전화번호 일부)
| 법제처 국가법령센터 홈페이지 바로가기 |
상기 홈페이지의 중단의 “법제처는 우리나라의 모든 법령정보를 제공합니다.” 아래 검색창에서 “현행법령” 옆의 화살표를 누르면 법령부터 판례에 이르기까지 원하는 정보를 바로 검색할 수 있습니다.
이상으로 개인정보보호의 이해&실무적용_인사·노무 업무 단계별 개인정보 처리 방법_고용 종료 단계_개인정보 파기, 경력증명서, 주요 Q&A 내용을 정리하였습니다.
질의회시는 판례 등과는 달리 법적인 구속력을 가지고 있는 사항은 아니나, 고용노동부에서 해당 사안에 대한 검토 내용을 담고 있으므로, 실무에서 사안에 대한 해석을 하는 가이드라인으로서는 충분한 활용 가치를 지니고 있다고 판단됩니다.
상기 내용은 고용노동부 개인정보보호 가이드라인의 내용을 기반으로 작성된 글입니다.