질의회시(사례로 보는 노동관계법)_이메일 등 전자문서로 동의서를 받을 수 있는지

<질의 : 이메일 등 전자문서로 동의서를 받을 수 있는지>

취업규칙 변경 신고 시, 개정에 대한 근로자들의 동의 의사 확인 절차를 진행 할 때 재택근무로 인해 직접 동의서에 서명을 받는 것이 어려운 상황일 경우 이메일 등 전자문서로 동의서를 받아 이를 제출하면 되는지에 대한 질의회시 내용입니다.

 

 

<회시 요약>

- 사실관계 파악

- 따라서 귀하의 사업장에서 취업규칙 불이익 변경에 대한 근로자들의 동의 의사를 확인할 때,

- 사용자 측의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 사용자가 개정사항에 대해 충분히 설명하고 근로자들 간에 충분히 의견을 교환하는 과정을 거치는 등 근로자들이 자율적으로 의사를 결정할 수 있도록 진행해야 할 것이고(대법원 2003.11.14. 선고 2001다18322 판결), 이와 같은 과정을 거쳐서 동의 의사를 확인했음을 증빙하는 자료를 제출하면 될 것임.

- 다만, 귀하가 예시로 제시한 “금번 취업규칙 개정안에 대해 동의합니다.”라는 문구 등을 기재한 이메일을 취합하여 취업규칙 신고 시 첨부서류로 제출 하면 되는지와 관련하여,

- 불이익 변경에 대한 관련 절차를 생략하고 이메일만을 통해 근로자들의 동의 의사를 확인한 것이라면 적법한 동의절차를 거쳤다고 보기는 어려울 것으로 보임. (근로기준정책과-1427, 2021.5.14.)

- 자세한 내용은 하단 회시 내용 본문 참조.

 

<고용복지플러스센터 및 법제처 국가법령센터 관련 정보>

고용복지플러스센터 홈페이지 바로가기

 

상기 홈페이지의 중단의 전국 고용복지+센터 목록 검색창에서 시도 및 시군구, 센터명, 관할지역, 전화번호를 통합하여 검색하면, 거주지역 고용복지플러스센터 관련 정보를 바로 검색할 수 있습니다.

 

* 검색어 예시 : ‘서울‘ 또는 ‘송파구’ 또는 ‘고용’ 또는 ‘02’ (전화번호 일부)

법제처 국가법령센터 홈페이지 바로가기

 

상기 홈페이지의 중단의 “법제처는 우리나라의 모든 법령정보를 제공합니다.” 아래 검색창에서 “현행법령” 옆의 화살표를 누르면 법령부터 판례에 이르기까지 원하는 정보를 바로 검색할 수 있습니다.

 

<회시 내용>

「근로기준법」 제94조는 취업규칙 작성 또는 변경 시 근로자 과반수(근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 그 노동조합)의 의견을 듣거나 불이익 변경 시에는 동의를 받도록 규정하고 있으며(제1항),

 

취업규칙을 작성 또는 변경하여 이를 고용노동부장관에게 신고할 때에는 의견 청취 또는 동의를 받았음을 증명하는 자료를 첨부하도록 하고 있음(제2항 및 시행규칙 별지 제15호 서식).

 

- 따라서 귀하의 사업장에서 취업규칙 불이익 변경에 대한 근로자들의 동의 의사를 확인할 때,

사용자 측의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 사용자가 개정사항에 대해 충분히 설명하고 근로자들 간에 충분히 의견을 교환하는 과정을 거치는 등 근로자들이 자율적으로 의사를 결정할 수 있도록 진행해야 할 것이고(대법원 2003.11.14. 선고 2001다18322 판결), 이와 같은 과정을 거쳐서 동의 의사를 확인했음을 증빙하는 자료를 제출하면 될 것임.

 

- 다만, 귀하가 예시로 제시한 “금번 취업규칙 개정안에 대해 동의합니다.”라는 문구 등을 기재한 이메일을 취합하여 취업규칙 신고 시 첨부서류로 제출 하면 되는지와 관련하여,

 

위에서 설명한 바와 같이 근로자들의 자율적인 의사결정을 통해 근로자 과반수 이상이 취업규칙 불이익 변경에 동의하는 것으로 확인된 상태에서 취업규칙 변경신고를 위한 첨부서류로 활용할 목적 으로 이미 확인된 동의 의사 개진 여부를 이메일 등을 통해 제출하는 것은 가능할 것이나,

 

- 불이익 변경에 대한 관련 절차를 생략하고 이메일만을 통해 근로자들의 동의 의사를 확인한 것이라면 적법한 동의절차를 거쳤다고 보기는 어려울 것으로 보임. (근로기준정책과-1427, 2021.5.14.)

 

이상으로 이메일 등 전자문서로 동의서를 받을 수 있는지에 대한 질의회시 내용을 정리하였습니다.

 

질의회시는 판례 등과는 달리 법적인 구속력을 가지고 있는 사항은 아니나, 고용노동부에서 해당 사안에 대한 검토 내용을 담고 있으므로, 실무에서 사안에 대한 해석을 하는 가이드라인으로서는 충분한 활용 가치를 지니고 있다고 판단됩니다.

 

상기 내용은 고용노동부 근로기준법 질의회시 내용을 기반으로 작성된 글입니다.